Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 19 oktober 2026

Vocaily is een spraakgestuurde urenregistratie-app voor ondernemers en professionals. Met Vocaily kun je onder meer gesproken input omzetten naar tekst en deze laten structureren tot een urenregistratie.

Deze privacyverklaring legt uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, met welke partijen gegevens kunnen worden gedeeld, hoe lang gegevens worden bewaard en welke rechten je hebt.

1. Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?

Vocaily is een handelsnaam van Aronoël AI Lab, een eenmanszaak van J. Nimmermeer, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 88307549.

J. Nimmermeer, handelend onder de naam Aronoël AI Lab, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via Vocaily worden verwerkt.

Voor vragen over privacy of de verwerking van jouw persoonsgegevens kun je contact opnemen via:

E-mail: hello@vocaily.nl

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van hoe je Vocaily gebruikt, kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken.

Accountgegevens

Bij het aanmaken en gebruiken van een account kunnen wij onder meer verwerken:

• e-mailadres;
• naam, indien je deze verstrekt;
• account- en authenticatiegegevens;
• gegevens die een externe loginprovider, zoals Google, Apple of Microsoft, met ons deelt wanneer je daarvoor kiest.

Spraakopnames

Wanneer je de spraakfunctie gebruikt, wordt een audio-opname tijdelijk verwerkt om deze om te zetten naar tekst. Je opname wordt verwijderd zodra de tekst klaar is. Lukt dat niet, dan ruimt een dagelijkse taak hem binnen 24 uur op.

Transcripties en urenregistraties

De tekst die uit jouw gesproken input ontstaat, kan worden verwerkt om een urenregistratie te maken. Deze informatie kan bijvoorbeeld betrekking hebben op: werkzaamheden; activiteiten; klanten of cliënten; projecten; gewerkte duur; datum en tijd; categorieën; opmerkingen; andere informatie die je zelf in je invoer verstrekt.

AI-gegenereerde informatie

Vocaily gebruikt AI om informatie uit jouw invoer te structureren. De AI kan bijvoorbeeld voorstellen doen voor: activiteit; klant of cliënt; project; categorie; duur; datum; factureerbaarheid. Deze AI-output kan onderdeel worden van jouw urenregistratie.

Technische gegevens

Om Vocaily veilig, stabiel en betrouwbaar te laten functioneren, kunnen wij technische gegevens verwerken, zoals: IP-adres; apparaat- en browserinformatie; foutmeldingen; technische loggegevens; tijdstippen van gebruik; informatie over technische prestaties van de dienst.

Meldingen

Wanneer je ervoor kiest om herinneringen te ontvangen, kunnen wij verwerken: het tijdstip waarop je een herinnering wilt ontvangen, en een technische inschrijving van je toestel of browser die nodig is om een melding te kunnen versturen. Deze functie is optioneel en kun je op elk moment uitzetten in de instellingen.

3. Waarvoor gebruiken wij jouw gegevens?

Wij gebruiken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden.

Het leveren van Vocaily — om: accounts aan te maken en te beheren; gesproken input te verwerken; spraak om te zetten naar tekst; informatie met behulp van AI te structureren; urenregistraties op te slaan; dashboards en overzichten te tonen; rapportages en exports mogelijk te maken; het versturen van herinneringen, indien je dit hebt ingeschakeld; de functionaliteiten van Vocaily te leveren.

Beveiliging en betrouwbaarheid — om: technische problemen te detecteren; misbruik en fraude te voorkomen; beveiligingsincidenten te onderzoeken; de stabiliteit en veiligheid van Vocaily te bewaken.

Abonnementen en betalingen — wanneer je een betaald abonnement gebruikt, verwerken wij de gegevens die noodzakelijk zijn voor: het afsluiten en uitvoeren van het abonnement; betalingsverwerking; facturatie; administratie; klantenservice.

Wettelijke verplichtingen — wij kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

4. Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat. Afhankelijk van de verwerking kan dit onder meer zijn:

Uitvoering van de overeenkomst — voor gegevens die noodzakelijk zijn om Vocaily aan jou te leveren, zoals accountgegevens, urenregistraties en de verwerking die nodig is om de functionaliteiten van de dienst uit te voeren.

Wettelijke verplichting — wanneer wij wettelijk verplicht zijn bepaalde gegevens te verwerken of bewaren.

Gerechtvaardigd belang — voor bepaalde beveiligings-, fraudepreventie-, technische en bedrijfsprocessen kunnen wij een gerechtvaardigd belang hebben. Daarbij maken wij een belangenafweging tussen onze belangen en jouw privacybelangen.

Toestemming — wanneer wij toestemming als wettelijke grondslag gebruiken, vragen wij die toestemming afzonderlijk. Je kunt een gegeven toestemming op ieder moment intrekken.

5. AI en geautomatiseerde verwerking

Vocaily gebruikt kunstmatige intelligentie voor onderdelen van de urenregistratie. Wanneer je bijvoorbeeld een gesproken registratie invoert, kan deze worden verwerkt om de spraak naar tekst om te zetten en de informatie vervolgens te structureren. De AI kan voorstellen doen over bijvoorbeeld activiteit, klant, project, duur of categorie. De gebruiker kan deze informatie controleren en corrigeren.

Vocaily is een hulpmiddel bij het vastleggen van uren. De gebruiker blijft verantwoordelijk voor het controleren van de uiteindelijke registratie.

Vocaily gebruikt AI niet om zelfstandig beslissingen over gebruikers te nemen die rechtsgevolgen of vergelijkbare significante gevolgen voor hen hebben.

Om herkenning te verbeteren, kan Vocaily bepaalde gegevens over jouw gebruik bewaren en hergebruiken bij toekomstige registraties. Dit betreft bijvoorbeeld de namen van klanten, projecten en organisaties die je eerder hebt gebruikt, en patronen in herhaalde correcties die je zelf hebt doorgevoerd. Dit wordt uitsluitend gebruikt om suggesties bij nieuwe registraties te verbeteren, blijft gekoppeld aan jouw eigen account, en wordt nooit gedeeld met andere gebruikers. Je kunt dit niet apart uitzetten, maar je kunt elke suggestie altijd zelf corrigeren.

6. Externe dienstverleners

Voor het aanbieden en onderhouden van Vocaily maken wij gebruik van gespecialiseerde externe dienstverleners. Afhankelijk van de gebruikte functionaliteiten kunnen dit bijvoorbeeld zijn: hosting- en databaseproviders; aanbieders van spraak-naar-tekst; aanbieders van AI-verwerking; authenticatieproviders; betalingsproviders; e-mailproviders; beveiligings- en monitoringdiensten.

Op dit moment zijn dat in elk geval:

• Supabase, voor de database en het inloggen;
• een AI-gateway van Lovable met een model van OpenAI of Google, voor het omzetten van spraak naar tekst;
• Stripe, voor betalingen en abonnementen;
• Google, Apple of Microsoft, alleen als je ervoor kiest via hen aan te melden.

Deze partijen ontvangen alleen persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor hun dienstverlening. Wanneer een partij namens ons persoonsgegevens verwerkt, maken wij afspraken over de verwerking en beveiliging daarvan.

Wij verkopen persoonsgegevens niet aan derden en delen persoonsgegevens niet met derden voor hun eigen marketingdoeleinden.

Vocaily Assistent op de website

Op de website kun je vragen stellen aan de Vocaily Assistent, een chatassistent van Lovable. Dit is een aparte verwerking die alleen start nadat je zelf op de knop "Vragen aan de Vocaily Assistent" klikt. Zonder die klik wordt de assistent niet geladen en worden er geen gegevens naar Lovable gestuurd.

Na de klik verwerkt de assistent wat je daar invoert: je vragen en berichten, het adres van de pagina waarop je de vraag stelt en een sessiecode die in je browser wordt bewaard. Laat je via de assistent je gegevens achter, dan worden ook de naam, het e-mailadres en het eventuele telefoonnummer verwerkt die je daar zelf invult.

7. Gebruik van gegevens voor AI-training

Persoonsgegevens uit jouw Vocaily-account worden niet gebruikt voor het trainen van externe AI-modellen voor eigen doeleinden van een AI-provider, tenzij dit uitdrukkelijk is toegestaan, rechtmatig is en wij je daarover overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving informeren.

Wanneer Vocaily in de toekomst persoonsgegevens wil gebruiken voor modeltraining of productverbetering op een manier die verder gaat dan noodzakelijk voor het leveren van de dienst, beoordelen wij vooraf de wettelijke grondslag, noodzaak en transparantie daarvan.

8. Doorgifte buiten de EER

Sommige externe dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat hiervoor een rechtmatig doorgiftemechanisme bestaat, zoals een adequaatheidsbesluit of passende waarborgen zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

9. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is.

Audio-opnames — je opname wordt verwijderd zodra de tekst klaar is. Lukt dat niet, dan ruimt een dagelijkse taak hem binnen 24 uur op.

Transcripties en urenregistraties — transcripties en urenregistraties kunnen worden bewaard zolang jouw account actief is, zodat je jouw historische registraties kunt raadplegen en beheren. Je kunt registraties zelf verwijderen. Wanneer je een registratie verwijdert, wordt de daaraan gekoppelde transcriptie eveneens verwijderd voor zover deze niet noodzakelijk is voor een ander rechtmatig doel.

Accountgegevens — accountgegevens worden bewaard zolang jouw account actief is. Na verwijdering van jouw account worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd binnen een redelijke termijn, tenzij wij bepaalde gegevens langer moeten bewaren vanwege bijvoorbeeld een wettelijke verplichting, een lopend geschil, fraudepreventie of een ander rechtmatig doel.

Meldingsvoorkeuren en herkenningsgegevens — je gekozen meldingstijdstip, klant-/projectnamen en correctiepatronen die worden gebruikt om herkenning te verbeteren, worden bewaard zolang je account actief is en verwijderd bij accountverwijdering.

10. Jouw administratie en fiscale verantwoordelijkheid

Vocaily is een softwarehulpmiddel voor het vastleggen en beheren van urenregistraties. Vocaily garandeert niet dat een registratie automatisch voldoet aan alle fiscale, administratieve of andere wettelijke eisen die voor jouw onderneming gelden.

De gebruiker blijft zelf verantwoordelijk voor: de juistheid van de ingevoerde gegevens; het controleren van AI-gegenereerde voorstellen; zijn of haar administratie; het bewaren van gegevens wanneer dit wettelijk vereist is; het gebruik van de registratie voor fiscale of andere wettelijke doeleinden.

11. Jouw rechten

Onder de AVG heb je, afhankelijk van de omstandigheden, verschillende rechten. Je kunt onder meer: inzage vragen in jouw persoonsgegevens; onjuiste gegevens laten corrigeren; verzoeken om gegevens te verwijderen; verzoeken om verwerking te beperken; bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen; verzoeken om dataportabiliteit wanneer dit recht van toepassing is; toestemming intrekken wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd.

Veel gegevens kun je rechtstreeks in Vocaily bekijken, aanpassen, exporteren of verwijderen.

Voor vragen of verzoeken kun je contact opnemen via: hello@vocaily.nl

Wij kunnen vragen om aanvullende informatie om je identiteit te controleren voordat wij een verzoek uitvoeren.

12. Klachten

Heb je een klacht over de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op via: hello@vocaily.nl

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde privacytoezichthouder. In Nederland is dat: Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging en andere vormen van onrechtmatige verwerking.

Toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot wat noodzakelijk is voor het functioneren, beveiligen en ondersteunen van Vocaily. Waar passend maken wij gebruik van onder meer: toegangscontroles; authenticatie; beveiligde verbindingen; logging; technische beveiligingsmaatregelen.

Hoewel wij passende maatregelen nemen, kan geen enkele internetdienst volledige veiligheid garanderen.

14. Persoonsgegevens van klanten, cliënten en andere personen

Met Vocaily kun je informatie invoeren over andere personen, bijvoorbeeld klanten, cliënten of contactpersonen. Wanneer je persoonsgegevens van anderen in Vocaily invoert, ben jij mogelijk zelf verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van die verwerking.

Je moet Vocaily daarom alleen gebruiken voor persoonsgegevens waarvoor je een geldige grondslag hebt en waarvoor je betrokken personen, wanneer dit vereist is, correct hebt geïnformeerd.

Wanneer je Vocaily namens een organisatie of voor een andere partij gebruikt, kunnen aanvullende afspraken over gegevensverwerking noodzakelijk zijn.

15. Cookies en vergelijkbare technieken

Vocaily kan cookies en vergelijkbare technieken gebruiken voor onder meer: het functioneren van de website en applicatie; authenticatie; beveiliging; het onthouden van instellingen; technische analyse.

Niet-noodzakelijke cookies of vergelijkbare technieken worden alleen gebruikt wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat en, waar vereist, nadat daarvoor toestemming is verkregen.

Wanneer Vocaily gebruikmaakt van niet-noodzakelijke cookies of trackingtechnologie, kunnen wij hiervoor een afzonderlijk cookiebeleid publiceren.

16. Wijzigingen van deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer Vocaily, onze gegevensverwerking of de toepasselijke wetgeving verandert. De meest recente versie staat op deze pagina. De datum bovenaan geeft aan wanneer deze privacyverklaring voor het laatst is bijgewerkt.

Wanneer een wijziging wezenlijke gevolgen heeft voor jouw privacyrechten, informeren wij je daarover wanneer dit wettelijk vereist is.

Vocaily
Handelsnaam van Aronoël AI Lab
J. Nimmermeer
Eenmanszaak
KvK: 88307549
E-mail: hello@vocaily.nl